Il project management non lo si impara sui libri, ma proviamo a dare qualche consiglio pratico dato dall’esperienza sul campo.
Recentemente mi sono trovato a confrontarmi con il primo vero progetto digitale complesso da seguire e coordinare come project manager (un app per dispositivi mobile). La mia esperienza sul campo è minima e non pretendo di insegnare nulla a nessuno; penso però di poter trasmettere alcuni consigli utili e pratici che ho imparato nell’ultimo mese e mezzo di lavoro.
Team
Non è sempre possibile poter scegliere chi far entrare nel proprio team di lavoro; a questo punto diventa fondamentale comprendere:
- chi siano le diverse persone coinvolte;
- che attività svolgono operativamente;
- che ruolo detengono nella gerarchia del progetto (e quindi anche chi guida il progetto).
Necessario a questo punto mettere in relazione i vari soggetti, unire i puntini.
Comunicazione
Una volta individuato il team, assegnati ruoli e task, è fondamentale istituire una comunicazione costante tra le parti, comunicazione di cui il project manager diventa perno fondamentale.
Obiettivi
Comprendere gli obiettivi del progetto non è banale. L’obiettivo non è l’output del progetto (es: il sito web, l’app, l’infografica), ma piuttosto il problema che si vuole risolvere, l’attività che si vuole migliorare, il processo che si vuole modificare. Comprendere l’obiettivo diventa fondamentale anche per creare e gestire il team.
Vincoli di progetto
Secondo la mia esperienza, i due vincoli maggiori (tralasciando il budget, a monte rispetto alla gestione del progetto) sono
- timing;
- completezza.
Cercare di ottenere un progetto iper-completo in un timing compresso può non portare a un risultato ottimale. Meglio piuttosto comprendere, insieme agli obiettivi, a quale dei due vincoli prestare maggiore attenzione, senza per forza dover sacrificare l’altro.
Documentazione
Questo fattore entra in gioco in due momenti
- comprensione: è necessario studiare i documenti tecnici e funzionali, in modo da cogliere criticità, inesattezze e eventuali miglioramenti in anticipo rispetto alla messa in atto
- correttezza: i documenti devono essere corretti per permettere un processo più fluido nella fase di sviluppo. Con documenti corretti e completi, lo sviluppo potrà dare maggiore rilevanza alla completezza, dal momento che il timing non sarà sacrificato per modifiche e errori sostanziali.
Flessibilità
Anche un progetto studiato nei minimi dettagli probabilmente avrà delle criticità e complessità inaspettate. E’ bene quindi che il team intero, risulti flessibile nell’adattarsi alle mutazioni di progetto, soprattutto nel caso di errori e modifiche improvvise. La flessibilità permette di non scontrarsi con il problema, ma di cogliere l’emergenza e trasformarla in output. La flessibilità è fondamentale anche nel tempo di esecuzione e di lavoro. Purtroppo il progetto non va mai in vacanza: essere pronti a lavorare anche in momenti di pausa, renderà l’attività meno stressante.
Come già detto questi sei punti non vogliono essere esaustivi, ne tanto meno apportare qualsiasi tipo di insegnamento. Si rivolgono soprattutto a chi, come me, abbia intrapreso e voglia intraprendere la strada del progetto a più livelli. Quello del project manager diventa un saper fare che si affianca a tutte le altre attività solo apparentemente più operative come grafica, sviluppo ecc: di certo comunque non lo si impara sui libri (ma da lì si possono trarre numerosi spunti e insegnamenti di massima), ne tantomeno purtroppo all’università.
