Lo scorso 22 Aprile sono stata al #SASForumMilan, un evento promosso da SAS Italia, incentrato sul tema degli analytics, che ha contato la presenza di oltre 1000 partecipanti. Un aspetto della giornata che mi ha particolarmente colpita è stata l’attenzione e la cura per ogni minimo dettaglio. Gestire la presenza di 1000 persone in contemporanea non è una cosa semplice e cercare di anticipare le problematiche o le domande degli ospiti è un aspetto essenziale che può determinare il successo o meno dell’evento. Ecco allora 5 spunti utili che ho tratto dal #SasForumMilan e che penso possano essere di aiuto a chiunque voglia organizzare un evento, qualsiasi essa sia la sua portata:
- Sii social Se vuoi attirare l’attenzione sul tuo evento e far si che i pensieri dei partecipanti siano condivisi, il modo migliore per farlo è creare un hashtag ufficiale per l’occasione. Ma crearlo, non è sufficiente, è necessario anche tenerlo sempre visibile agli ospiti. Durante il #SasForumMilan, ad esempio, l’hashtag era sempre fisso sui maxischermi. Inoltre, durante il corso dell’evento, sono stati più volte mostrati i tweet dei partecipanti alla giornata, coinvolgendo così i presenti in sala.
- Rendi riconoscibile lo staff Una delle cose più antipatiche durante un evento, è non sapere a chi rivolgersi per avere un’informazione. Per risolvere questa criticità è utile rendere immediatamente riconoscibili le persone facenti parte dello staff tramite una divisa ah hoc o un badge di riconoscimento. Nel caso di eventi molto grandi e di lunga durata, inoltre, è consigliabile avere anche uno o più punti fissi informativi, in modo da poter assicurare un’assistenza rapida e veloce ai propri ospiti.
- Dai sempre indicazioni chiare Chiunque abbia mai partecipato od organizzato un evento, saprà che la maggior parte delle domande che vengono fatte sono per chiedere indicazioni. E’ molto utile, quindi, cercare di facilitare il più possibile l’esperienza dei propri ospiti aiutandoli a trovare tutti i posti del caso in modo semplice ed immediato, anticipando le loro domande.
- Ricarica i device dei tuoi ospiti Se si vuole avere un evento social, è necessario anche dare la possibilità ai propri ospiti di ricaricare il cellulare che senza dubbio si scaricherà a suon di tweet e fotografie. Io personalmente sono stata deliziata quando al Centro Congressi mi sono ritrovata davanti ad un charging point super munito di cavetti per ogni tipologia di device, dei quali mi sono ovviamente subito impossessata.
- Produci materiale Una volta organizzato un evento è utilissimo documentare tutto quello che accade durante la giornata e ottimizzare al meglio la possibilità di contatto con gli speaker presenti. Per questo, è utile predisporre delle postazioni ad hoc che possano essere utilizzate come set fotografico o come area video, ed avvertire in precedenza gli ospiti in modo da non rischiare che questi scappino prima che l’intervista o la fotografia sia fatta.
Ci sarebbero molti altri aspetti dell’organizzazione di un evento che sarebbe utile poter trattare, ma per il momento mi fermo su questi primi cinque punti che sono stati rispettati pienamente dal #SasForumMilan, per il quale faccio i miei complimenti a tutti gli organizzatori.
