Oggi sentiamo parlare molto di Big Data e dell’importanza di adottare strategie basate sui dati. Se ci pensi, parliamo di una risorsa potentissima. Anche il processo di digitalizzazione di aziende e istituzioni sta agevolando l’automazione dei loro processi e la proliferazione di dati, che sono spesso difficili da leggere e interpretare, soprattutto se provengono da numerose fonti diverse.
Non avere le informazioni a portata di mano e ritrovarsi a estrarle manualmente può risultare frustrante per chi si occupa di analisi e reportistica. Ma è anche un dispendio di tempo per imprenditori e dirigenti che necessitano di un quadro completo e aggiornato della situazione per intervenire tempestivamente.
Per avere sotto controllo l’andamento di un’attività, è ormai necessario, se non indispensabile, dotarsi di uno strumento in grado di gestire una consistente mole di dati. Un foglio Excel non è più sufficiente!
Se hai difficoltà a organizzare grossi volumi di dati e ad analizzare i tuoi KPIs (Key Performance Indicator), una dashboard ben studiata può fare al caso tuo.
Cos’è una dashboard?
Forse ti starai chiedendo se vale la pena implementare una dashboard. Con molta probabilità la risposta è sì.
Il termine “dashboard” è la traduzione letterale di cruscotto (se stai pensando alla tua auto hai centrato il punto). Questa ti fornisce una visione in tempo reale dello stato di salute della tua organizzazione e ti consente di monitorare l’andamento dei tuoi principali indicatori di performance. L’obiettivo principale è trasformare dati complessi in informazioni comprensibili, ma soprattutto utili a supportare i processi decisionali.
È perfetta per quegli utenti che hanno bisogno di sapere cosa sta succedendo nell’immediato. E rientra a tutti gli effetti tra i tool di business intelligence, perché si propone di integrare varie data sources in un unico luogo ordinato e di facile consultazione. Se poi riesci a conservare lo storico, ti dà la possibilità di individuare più facilmente punti critici che richiedono un pronto intervento e di prevedere trend futuri.
Come progettare una dashboard (utile)
Una dashboard è quasi come un abito su misura, che difficilmente avrà la stessa vestibilità su qualcun altro. Va quindi concepita e progettata in base alle caratteristiche della tua azienda e alle esigenze di business.
Ricorda che rappresentare dei dati vuol dire trasformare una serie di numeri in informazioni che possano essere comprese in modo semplice e inequivocabile dalla tua audience. I tuoi interlocutori devono poter vedere a colpo d’occhio se l’andamento è più o meno buono per correggere la rotta.
Quando progetti una dashboard, lasciati guidare da queste domande:
- Chi leggerà la dashboard?
- Qual è lo scopo della dashboard?
- Quali metriche voglio visualizzare?
- Quali grafici illustrano al meglio l’andamento dei KPIs?
- Come gestisco gli spazi?
Individua i destinatari
La prima decisione che devi prendere riguarda il pubblico a cui sarà rivolta la dashboard. Chi visualizzerà e leggerà i dati? È importante, in questa fase, entrare in empatia con i destinatari e ideare un pannello che preveda le loro domande, i loro dubbi. Insomma, che risponda alle loro esigenze.
Ogni figura avrà ovviamente necessità e ruoli diversi: un marketing manager probabilmente vorrà capire come stanno performando le campagne attive e come si comportano gli utenti sul sito web; un direttore commerciale sarà invece interessato a monitorare il trend delle vendite dei prodotti; a un CEO basteranno pochi dati che forniscano una chiara idea di cosa sta accadendo in azienda.
Definisci il tuo obiettivo finale
Delineato chi fruirà della dashboard, devi stabilirne lo scopo e individuare obiettivi chiari, concreti e misurabili. Come accennato poco fa, potresti aver bisogno di monitorare il traffico al sito e le attività di marketing. Oppure potresti voler analizzare i processi interni, per migliorarne i flussi o individuare dei colli di bottiglia. Quasi sempre il filo conduttore è fornire ai vertici aziendali degli insight per migliorare la gestione delle risorse e concentrarle sulle attività che generano un ritorno sugli investimenti maggiore.
Per ora limitati a definire dei micro-obiettivi e che cosa visualizzare nel tuo cruscotto: il numero di lead raccolti, gli ordini e il fatturato mensile, la gestione del budget destinato agli annunci Google o i canali che portano più utenti sul tuo sito, ecc.
Seleziona i KPIs da monitorare
In un certo senso, i dati devono parlare. La dashboard deve mettere ordine, non generare confusione. Per questo motivo è necessario fare una selezione; è il caso di dire che qui il concetto di “Less is More” trova una perfetta applicazione. Infatti, non serve includere tutti i dati, e non tutti sono importanti allo stesso modo; focalizzati piuttosto su quelli più utili e significativi per gli utenti.
Mostra prima dati generali di alto livello e predisponi filtri e altri elementi interattivi che permettano al destinatario di approfondire con facilità l’analisi di alcuni fenomeni o di fare dei drill-down delle metriche che più gli interessano.
Non dimenticare, però, di contestualizzare i tuoi dati! Senza un framework di riferimento, tutti quei numeri rischiano di non avere senso per chi li visualizza. Non temere di inserire etichette, titoli esplicativi e commenti ai grafici se possono agevolare la lettura delle informazioni.
Scegli il giusto tipo di grafico
Come ben saprai, esistono innumerevoli grafici per rappresentare un dato. Strutturando la dashboard, chiediti più volte se stai usando il tipo di visualizzazione più idoneo alle tue esigenze comunicative, che veicola il messaggio nel modo più efficace possibile.
Può sembrare banale, ma prediligi semplicità e concretezza, senza eccedere. Evita di variare troppo la rappresentazione grafica, perché ciò potrebbe distrarre il lettore. Cerca invece di trovare il giusto equilibrio.
Organizza le informazioni
Anche l’occhio vuole la sua parte: se la dashboard non è organizzata visivamente, l’utente perderà subito interesse. Presentando le informazioni in modo ordinato, invece, lo guiderai a trovare le informazioni di cui ha bisogno. Eccoti poche semplici linee guida per non perdere la bussola:
- Elabora un layout gestendo bene lo spazio che hai a disposizione;
- Non sottovalutare l’importanza degli spazi bianchi;
- Stabilisci una gerarchia delle informazioni, posizionando le più importanti in alto a sinistra;
- Limita l’utilizzo di elementi grafici non indispensabili e focalizza l’attenzione del lettore su un elemento alla volta;
- Non esagerare con i colori per evitare un effetto “caos”.
Quanto agli strumenti di data visualization e dashboarding, sul mercato ne puoi trovare per tutti i gusti e necessità. Se sei alle prime armi, probabilmente ti basterà un report di Google Data Studio: è gratuito, dispone di numerosi template personalizzabili e ti permette di integrare alcune piattaforme acquistando dei “connettori”.
In un secondo momento, però, desidererai quasi sicuramente passare a una piattaforma più sofisticata (Tableau, Qlik e Statwolf per citarne alcune), che ti permetta di avere un’integrazione completa dei tuoi sistemi informativi.
Qualunque strumento tu decida di utilizzare, non dimenticare gli spunti appena forniti. Ti aiuteranno a presentare i dati raccolti in modo intuitivo e funzionale e ad estrarre valore da essi. Se avrai chiaro il tuo pubblico e l’obiettivo finale non potrai sbagliare!
Alla prossima!
