Per passare dal dire al fare quando si lavora in team uno dei momenti cardine è la riunione.
Ma se mal gestita e affrontata rischia di togliere tempo ad altre attività, di demotivare, di creare malumori e problemi. Per questo è importante definire delle regole a priori.
Su 99U ho trovato qualche spunto per aprire il tema.
Regole universali:
- Arrivare con un ordine del giorno.
- Al termine tutti escono con azioni da realizzare o “next step”.
- L’orario di inizio e di fine devono essere chiari e definiti.
Per andare sul concreto ci sono un po’ di esempi di realtà note nel mondo digitale.
In Apple:
- Ogni progetto o azione deve avere un responsabile
- Ognuno deve essere pronto a difendere le sue idee e partire dal presupposto di scambiare critiche oneste e costruttive.
- Se una persona non ha idee da difendere non dovrebbe partecipare alla riunione.
In Catalyst:
- La risposta è sempre “Si e…” e mai “No, ma…” Mantieni la positività e le idee fluide.
- Fanno un veloce break ogni 30 minuti.
- Sognano e pensano senza limiti.
In Google:
- Tutte le riunioni devono avere un “decision maker”
- Non devono esserci più di 10 persone
- Le decisioni importanti e urgenti non devono aspettare una riunione già prefissata.
- Vanno fatti soli i meeting necessari.
In 37 Signals: (quelli di BaseCamp)
- Le riunioni vanno evitate il più possibile.Spesso accade che ve ne sia un abuso per scaricare responsabilità o per evitare conflitti diretti.
- Le riunioni devono essere brevi e avere un ordine del giorno
- Il numero di persone deve essere il minore possibile.
Loro hanno anche scritto un fantastico libro sul loro modo di fare business Rework Lo si trova anche in italiano.
In Reily:
- Fare le riunioni con regolarità e negli stessi orari facilita l’organizzazione
- Vengono favoriti gli stand up meeting, riunioni in piedi, per facilitare la comunicazione e lo scambio di informazioni tra colleghi (non per risolvere problematiche o prese di decisione).
Technically media:
- Portare soluzioni e non problemi.
- Non esprimere giudizi durante la fase di brainstorming
- Controlla i “compiti per casa” prima dal meeting precedente.
A questi spunti aggiungo che l’ordine del giorno è importante sia costruito assieme o per lo meno, chi lo definisce tenga conto delle plurime visioni e necessità che ci possono essere.
Sottolineo anche l’importanza di definire con chiarezza (cioè per iscritto) chi fa che cosa ed entro quando!
Il libro definitivo, chiaro e concreto, per migliorare la propria gestione dei meeting è “Morto di riunioni” di Patrick Leocioni della Etas edizioni.
Già dal titolo evocativo si comprende che l’approccio al tema è leggero: attraverso un coinvolgente racconto vengono suggerite 3 diverse modalità in base alla tipologia di riunione da realizzare.
Hai altri spunti da suggerire in base alla tua esperienza?
Buone riunioni produttive!
